FUNGSI PENTING RAPAT PENJUALANRapat penjualan merupakan media komunikasi yang paling penting bagi lini depan perusahaan Anda. Rapat penjualan dapat digunakan untuk:
• Menginformasikan kepada staf penjualan tentang arah dan kebijakan perusahaan terbaru.
• Memperkenalkan dan menjelaskan produk baru (pelatihan produk).
• Menginformasikan kepada staf penjualan tentang program promosi dan pemasaran terbaru.
• Menginformasikan kepada staf penjualan tentang program insentif terbaru.
• Memberi kesempatan kepada tenaga penjual untuk saling berinteraksi (dan memperkenalkan tenaga penjual baru kepada tim).
• Bagi Sales Manager, untuk menginformasikan kinerja para tenaga penjual pada minggu lalu.
• Bagi Sales Manager, untuk menginformasikan atau memotivasi tenaga penjual mengenai kinerja yang diharapkan pada minggu mendatang.
• Forum bagi tenaga penjual untuk saling bertukar ide dalam mengatasi dan mengelola kesulitan yang muncul di lapangan.
Yang paling penting, ini adalah forum untuk memotivasi lini depan Anda, sumber penghasilan utama perusahaan Anda!
THE COMMON PROBLEMS
Meski penting, banyak rapat penjualan yang tidak dilaksanakan secara benar. Konsekuensinya, banyak tenaga penjual yang tidak ingin menghadiri rapat penjualan mingguan. Berikut adalah alasan-alasan yang kerap muncul:
• Rapat penjualan sangat membosankan.
• Ceritanya selalu sama.
• Ini adalah sesi teguran (di mana Sales Manager dan Supervisor secara kontinyu mengomeli tenaga penjual karena kinerjanya yang buruk tanpa memberikan solusi yang nyata).
• Rapat tidak mempunyai arah sehingga setiap orang dapat berbicara sesuka hatinya.
• Rapat tidak dapat menjawab isu dan masalah utama.
• Yang berbicara selalu orang yang sama.
• Rapat terlalu banyak menghabiskan waktu untuk membahas hal-hal yang tidak relevan.
• Orang-orang yang tidak kompeten diundang untuk berbicara.
• Kolega yang diminta untuk mempresentasikan atau membagi pengalamannya benar-benar tidak siap untuk itu.
IDE-IDE UNTUK MEMPERBAIKI RAPAT PENJUALAN
Berikut ini adalah beberapa ide untuk membuat rapat Anda menjadi lebih baik, lebih efektif, lebih motivasional dan bermanfaat bagi tenaga penjualan Anda:
The Basics
- Para Sales Manager dan Supervisor harus mempelajari keahlian dasar memimpin rapat.
- Harus ada agenda rapat (waktu mulai dan waktu selesai).
- Rapat dapat dibagi menjadi 4 sesi:
- Kinerja minggu lalu.
- Kinerja minggu depan.
- Informasi administrasi terbaru.
- Hal-hal lain.
The Extras
• Rotasi jabatan ketua.
• Mengubah-ubah lokasi rapat.
• Mengubah-ubah posisi duduk.
• Memiliki tema rapat yang berbeda setiap bulan.
Variasi dalam “Hal Lain”
• Biarkan setiap tenaga penjual menjelaskan fitur dan manfaat produk Anda.
• Tugaskan tenaga penjual yang berbeda untuk menganalisis dan membandingkan produk-produk pesaing dengan produk Anda.
• Diskusikan dan lakukan permainan role-play untuk mengatasi keberatan tertentu.
• Bagilah cerita sukses minggu lalu.
• Belajar dari kesalahan dan kesuksesan pesaing.
• Tugaskan setiap tenaga penjual untuk membaca sebuah buku dan menyusun ringkasannya.
• Undang pembicara tamu untuk berbicara tentang topik yang dapat meningkatkan “kesadaran” para tenaga penjual.
• Undanglah seorang pembicara yang motivasional.
• Tontonlah sebuah klip video dan diskusikanlah hal tersebut.
• … dan banyak lagi.
Berikut adalah beberapa ide untuk membuat rapat penjualan rutin Anda menjadi lebih baik secara signifikan, lebih efektif, lebih motivasional dan bermanfaat bagi tenaga penjual Anda.
Untuk menyakinkan bahwa rapat penjualan Anda (atau rapat apapun!) telah dilaksanakan dengan benar, maka Sales Manager/Supervisor harus belajar tentang keahlian dasar memimpin rapat. Hal itu adalah tanggung jawab dari pimpinan rapat untuk mempersiapkan hal-hal berikut sebelum rapat dimulai:
• Tujuan Rapat
Anda harus mendapatkan kejelasan tentang tujuan rapat. Apa yang ingin Anda capai dalam rapat ini. Sebaiknya tidak terdapat lebih dari 3 tujuan yang hendak dicapai dalam rapat. Jika tujuan Anda dianggap tidak bermanfaat, maka karyawan akan enggan menghadiri rapat penjualan Anda!
Bagaimanapun, jika Anda memiliki lebih dari 3 tujuan, pengaruh dan efektivitasnya seringkali akan berkurang secara signifikan.
• Agenda Rapat
Agenda rapat memiliki dua fungsi. Pertama, untuk mengundang karyawan ke dalam rapat. Kedua, untuk menginformasikan karyawan tentang apa yang akan Anda bahas dalam rapat. Sebuah rapat yang diadakan tanpa agenda yang jelas biasanya merupakan suatu indikasi bahwa pimpinan rapat tidak mengetahui secara jelas tentang apa yang akan ia ungkapkan dalam rapat dan Anda semakin yakin bahwa rapat tersebut hanyalah sebuah sesi obrolan yang sia-sia tanpa arah dan tujuan yang jelas.
Agenda rapat sebaiknya berisi:
o Waktu mulai dan waktu selesai. Rapat yang dilaksanakan tanpa waktu selesai yang jelas, biasanya mengindikasikan bahwa pimpinan rapat memiliki keahlian manajemen waktu yang buruk dan ada kemungkinan besar bahwa rapat tersebut akan memakan waktu yang lama dan percuma.
o Tujuan rapat sehingga para partisipan mengetahui arah utama dari rapat tersebut.
o Poin-poin yang akan didiskusikan. Selain poin-poin yang didiskusikan, idealnya terdapat pula:
o Seberapa lama waktu yang dialokasikan untuk mendiskusikan masing-masing poin.
o Persiapan apa yang harus dilakukan oleh setiap anggota rapat agar dapat berkontribusi secara efektif selama berlangsungnya proses diskusi.
o Siapa yang bertanggung jawab dalam diskusi untuk setiap poin.
• Aturan Main
Untuk meyakinkan bahwa rapat berlangsung dengan lancar, sebaiknya harus ada “aturan main”. Aturan main dapat diputuskan oleh para anggota rapat. Semua anggota rapat sebaiknya menyetujui dan mematuhi aturan yang telah dibuat bersama tadi. Contoh dari aturan main adalah:
• Setiap orang yang datang terlambat sebaiknya membayar Rp10.000 terlepas dari alasan terlambat jika ia telah diberitahukan oleh pimpinan rapat 5 jam sebelumnya.
• Setiap orang hanya diperbolehkan untuk berbicara selama 5 menit (maksimum).
• Mereka yang menghadiri rapat tanpa persiapan akan membayar makan siang anggota rapat.
• Bel akan berbunyi (atau meja akan diketukkan sebanyak 3 kali, dan lain-lain) jika anggota rapat mulai berbicara diluar topik rapat.
• Posisi duduk sebaiknya dirotasi. (Artinya, anggota rapat sebaiknya tidak duduk pada posisi yang sama setiap kali rapat).
• Jika rapat berakhir melewati waktu yang ditentukan, maka pimpinan rapat sebaiknya membayar makan siang setiap anggota karena ia tidak mampu mengelola waktu secara efektif!
Dengan mengamati aturan dasar ini, telah terbukti bahwa rapat menjadi lebih efektif, lebih efisien, dapat dilakukan secara tepat dan profesional.